Privatlivspolitik for Sletten Beboerforening

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller hvordan vi behandler personoplysninger.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger

Sletten Beboerforening er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning. Du kan altid kontakte foreningen via vores formand eller IT-ansvarlige. Nærmere oplysninger ligger på vores hjemmeside: www.slettenby.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

For medlemmer, behandler vi følgende almindelige personoplysninger: Navn, adresse, telefonnummer, mailadresse og indmeldelsesdato.
For frivillige inklusive bestyrelsen behandler vi følgende almindelige personoplysninger: Navn, adresse, telefonnummer, mailadresse og indmeldelsesdato samt CPR nummer og i nogle tilfælde kontonummer.

Her indsamler vi oplysninger fra

Vi får udelukkende oplysningerne fra dig.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel). Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er, at

Vi som forening har en legitim interesse i at behandle dine oplysninger
Det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
Loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger
Du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer er, at:

Behandle medlemsoplysninger – herunder at opkræve kontingent og sende nyhedsbrev
Vi kan drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem f.eks sociale arrangementer
Administrere din relation til foreningen

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens frivillige er, at:

Vi kan koordinere og håndtere frivilliges opgaver i foreningen
Administrere din relation til foreningen
Refundere eventuelle udgifter og udlæg

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser som er, at:

Håndtere dine medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter
Du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent mv.
Kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter
Kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen

Samtykke

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi sletter dine oplysninger ved udmeldelse af foreningen.

Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder. Du har ret til at:

Blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
Få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
Få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
Få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
Gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring
Flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken. Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, behandler vi anmodningen i overensstemmelse med lovgivningen.

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne - Datatilsynet - over behandling af dine personoplysninger.

Revision af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændre privatlivspolitikken ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.

Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i Sletten Beboerforening

Dato for seneste ajourføring af dokumentet 19.08.25

1. Hvem er foreningens dataansvarlige?

Følgende bestyrelsesmedlemmer: Aage Krogh / Gl. Strandvej 135, 3050 Humlebæk (kontaktoplysninger se: www.slettenby.dk )

2. Hvorfor behandler I personoplysninger?

Varetagelse af medlemsforhold, herunder aktiviteter, kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævning

3. Hvilke personoplysninger behandler I?

For medlemmer, behandler vi følgende almindelige personoplysninger: Navn, adresse, telefonnummer, mailadresse og indmeldelsesdato. For frivillige inklusive bestyrelsen behandler vi desuden CPR nummer og i nogle tilfælde kontonummer.

4. Hvem behandler I oplysninger om?

Medlemmer og frivillige inklusive bestyrelsen

5. Hvem videregiver I oplysningerne til?

Vi videregiver ikke personfølsomme oplysninger

6. Hvornår sletter I personoplysninger, I har modtaget?

Vi sletter personfølsomme oplysninger ved udmeldelse

7. Hvordan opbevarer I personoplysninger?

Vi opbevarer alle personoplysninger på foreningens fællesdrev, der lever op til kravene om sikkerhed. Yderligere har vi kode på dokumenter og mapper, som indeholder følsomme personoplysninger.

8. Hvordan lever I op til lovens krav om datasikkerhed. Hvad gør I hvis der opstår et brud eller jeres data og systemer bliver hacket?

Vi kontakter Datatilsynet og evt. politiet, hvis alle eller nogle af personoplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret.

9. Hvad kan jeres IT-system, og hvordan beskytter i de persondata, I har i jeres IT-systemer?

Vores dataoplysninger gennemgås manuelt årligt ved kontingentopkrævning, hvor medlemmernes data også kontrolleres og ajourføres

Sidst revideret: Januar 2026